Office Manager / Mitarbeiter Empfang (m/w/d)

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Über uns

Die PharmaHera Service GmbH ist ein innovatives, dynamisch wachsendes E-Commerce-Unternehmen in den Bereichen Healthcare, Beauty und Lifestyle. Als Partner für Versandapotheken bieten wir maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen E-Commerce, angefangen beim Business Development über Logistik Fulfillment bis hin zu Buchhaltung und Marketing.

Du ziehst das kunterbunte Treiben einer alltäglichen Büroroutine vor? Ein erfolgreicher Tag für Dich ist einer, an dem Du auch Unvorhergesehenes mit einem Lächeln und einer guten Prise Pragmatismus in Angriff genommen hast? Dann bist Du hier richtig! Als Mitglied im Team der Assistenz der Geschäftsleitung gehst Du Deinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten voller Eifer nach. 
 
Als Office Manager am Empfang (m/w/d) bist du Dreh- und Angelpunkt unseres Back- und Frontoffice vor Ort – jeder kennt Dich und weiß, dass Du unseren 60 Mitarbeitern im Büro mit Rat und Tat zur Seite stehst.  

Das erwartet Dich bei uns...

  • Organisation dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Büro: 
    • Die Kaffeemaschine im Konferenzraum macht Probleme – wir brauchen Ersatz. Du recherchierst proaktiv die Optionen: lieber Mieten, oder selbst Kaufen? Die Pros und Kontras sowie die Kosten stellst du Deinem Teamleiter direkt vor.  
    • Der Kundenservice benötigt dringend eine neue Briefwaage, da die alte kaputt gegangen ist. Selbst Amazon Prime schafft die Lieferung nicht mehr bis morgen, aber dir fällt ein, dass der Baumarkt gegenüber welche haben könnte.  
    • Es gab ein Missverständnis bei der Raumbuchung – jetzt hat die Personalabteilung keinen Meetingraum für das Vorstellungsgespräch, das in 10 Minuten startet. Du weißt aber, dass der CFO gerade im Urlaub ist und machst sein Büro startklar für das Interview.  
  • Organisation von Meetings: von Empfang der Gäste, über Catering, bis hin zur Taxibestellung; Du kümmerst Dich und hast alles im Blick. 
  • Einkauf von Materialien: Du bist verantwortlich für unseren Obstkorb, Büromaterial, Getränke, Sonderbestellungen u.v.m. 
  • Reparaturen und Wartungen im oder am Haus: Du koordinierst und überwachst.  
  • Du unterstützt unsere Assistenz der Geschäftsleitung bei administrativen Tätigkeiten und Sonderprojekten, zum Beispiel beim Vertragsmanagement oder bei der Organisation von (digitalen) Firmenevents.  

Das bringst Du mit...

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder bereits Erfahrung als Teamassistent oder Office Manager gesammelt. Auch Quereinsteiger sind herzlich willkommen! Folgende Stärken zeichnen Dich aus: 
  • Serviceorientierung und Spaß am Umgang mit Menschen
  • Kommunikationsstärke und Organisationstalent – Dein Arbeitsalltag ist abwechslungsreich, aber Du behältst den Überblick!
  • Souveränes und eigenständiges Handeln auch in stressigen Situationen
  • Gepflegtes Erscheinungsbild und sehr gute Umgangsformen
  • Gute PC-Kenntnisse in MS-Office
  • Kein Muss, aber von Vorteil: Gute Englischkenntnisse

Unser Angebot an Dich…

  • ein wachsendes, innovatives sowie dynamisches Unternehmen mit viel Gestaltungsspielraum
  • einen engagiertes und sympathisches Team
  • eine großer heller Pausenraum (Bistro) und eine Kantine im Nachbargebäude
  • ein attraktiver Mitarbeiterrabatt auf das gesamte Sortiment
  • kostenfreie diverse Kaffee- und Teespezialitäten sowie täglich frisches Obst- und Gemüse
  • Wiederkehrende Firmenfeiern und Teamevents
  • Zuschuss zum Firmenticket der BVG
  • stark rabattierte Mitgliedschaft beim UrbanSportsClub

Du findest Dich hier wieder und Dein Interesse ist geweckt? Dann bewirb Dich am Besten noch heute!

PharmaHera Service GmbH · Plauener Str. 163-165 · 13053 Berlin
  • Frau Sandra Wegener
  • Head of HR
  • +49 (0)30 319 861-371
  • Frau Samantha Ayala
  • Assistenz der GF
  • +49 (0)30 319 861-302